Los documentos en el Crédito Documentario

Los documentos en el crédito documentario

Documentos (generalidades)

Precisión

El ordenante debe especificar con precisión el documento o documentos contra los cuales se efectuará el pago, la aceptación o la negociación.

Los documentos conocidos por un nombre específico (certificado EUR1, certificado combinado de valor y origen, etc.) deben ser siempre mencionados por su nombre específico.

¿Qué documentos?

Los documentos necesarios dependerán a menudo de las regulaciones de importación y exportación de los países afectados. Tanto el comprador como el vendedor deben conocer previamente cuáles son los documentos necesarios en su país.

El ordenante debe asegurarse de que el vendedor desea y puede aportar los documentos que se van a exigir y de que puede aportarlos en la forma y con los detalles estipulados.

¿Cuántos ejemplares de cada documento?

El número de ejemplares de un determinado documento que deben presentarse en el marco de un crédito documentario se establecerá a petición del ordenante del crédito y, a falta de mención específica, un solo ejemplar bastará.

No obstante, en aquellos documentos que constituyen o pueden llegar a constituir documento de título (especialmente, el conocimiento de embarque, pero también el documento de seguro), el beneficiario deberá presentar al banco el juego completo de originales en que el propio documento indica que ha sido emitido, salvo que el crédito lo autorice de modo distinto.

¿Copias u originales?

Los documentos originales y las copias están regulados en el artículo 17 de las Reglas. Ahí se establece, entre otras cosas, que “debe ser presentado al menos un original de cada documento requerido en el crédito” (17.a) y que “si el crédito requiere la presentación de copias de documentos, se permite la presentación de originales o de copias”, pero no así a la inversa.

Respecto a la condición de original de los artículos 17.b y 17.c, se desprende que será considerado original cualquier documento que:

Contenga algún tipo de marca original, sea firma, sello, etiqueta, etc. Es decir, que dicha marca haya sido añadida ex profeso sobre el propio documento.

Aparente haber salido de la mano de su emisor. Así, cualquier documento escrito a mano o con máquina de escribir será original, aunque no lleve ninguna marca original (de hecho, todo él sería una marca original).

Esté sobre papel con membrete (es decir, papel impreso generalmente con el logotipo o nombre de la empresa). Así, una fotocopia sobre papel con membrete será considerada original, mientras que una fotocopia sobre papel blanco no lo será.

Nos indique que es original, generalmente por medio de la palabra “original”, siempre que dicha indicación haya sido añadida ex profeso (es decir, no forme parte de otro original que es el que ha sido copiado).

Firmas y legalizaciones

En el artículo 3 de interpretaciones, podemos leer:

Un documento puede estar firmado a mano, mediante firma facsímil, firma perforada, sello, símbolo o cualquier otro método de autenticación mecánico o electrónico.” Se trata de una definición de lo que constituye una firma suficientemente amplia como para dar cabida a todos los tipos posibles de autenticación.

De forma similar se abordan las legalizaciones o certificaciones:

Un requisito para que un documento sea legalizado, visado, certificado o similar quedará satisfecho por medio de cualquier firma, marca, sello o etiqueta sobre ese documento que en apariencia satisfaga dicho requisito.”

Emisor y contenido

De acuerdo con el artículo 14.f, “si un crédito exige la presentación de un documento distinto del documento de transporte, del documento de seguro o de la factura comercial, sin estipular quién debe emitir dicho documento o los datos que debe contener, los bancos aceptarán el documento tal y como les sea presentado, siempre que su contenido parezca cumplir la función del documento exigido y en lo demás sea conforme con el artículo 14.d”.

De ahí que exigir un documento de calidad sin especificar nada más pueda acarrear problemas, ya que sólo será necesario que “su contenido parezca cumplir la función” de documento de calidad. Habría que indicar quién lo debe emitir y qué debe certificar exactamente.

Emisores de primera clase

En el artículo 3 se establece que “expresiones tales como «primera clase», «bien conocido», «cualificado», «independiente», «oficial», «competente» o «local», utilizadas para describir al emisor de un documento permiten que cualquier emisor, excepto el beneficiario, emita dicho documento”. Se trata de expresiones vagas sin significado preciso y que sólo acaban excluyendo al propio beneficiario del crédito documentario.

Concordancia entre los documentos

En relación con la concordancia entre documentos, el artículo 14.d dice que “los datos, en un documento,

cuando sean examinados en el contexto del crédito, del propio documento y de la práctica bancaria internacional estándar, no es necesario que sean idénticos, pero no deben ser contradictorios a los datos en ese documento, en cualquier otro documento requerido o en el crédito”.

Veamos el nuevo redactado por partes. Al examinar los datos en un documento, debe hacerse:

en el contexto del crédito, del propio documento y de la práctica bancaria internacional estándar...

No basta examinarlos en relación con el crédito, sino que deberán tenerse en cuenta las características del propio documento y la práctica bancaria internacional estándar, concepto que, como se ha dicho anteriormente, incluye las ISBP, aunque es más amplio.

Por ejemplo, si un crédito exige un air waybill emitido “to the order of XYZ” y se presenta un documento emitido a XYZ, sin mención a la orden, deberá considerarse que el documento es conforme. La mención “to the order” serviría para que los derechos de título del documento pudieran transmitirse por endoso, pero como el AWB no es un documento de título, la expresión “to the order” no tiene ningún sentido. Por tanto, deberemos analizar los datos teniendo en cuenta las características del propio documento.

... no es necesario que sean idénticos...

Es decir, el mismo dato puede ser diferente en situaciones y documentos distintos. Por ejemplo, si el crédito exige que el B/L esté consignado “a la orden del Banco X”, el consignatario en el B/L deberá ser el que requiere el crédito, pero en el certificado de origen, el consignatario será normalmente el ordenante del crédito. Los consignatarios son distintos porque lo que describe el documento es distinto.

... pero no deben ser contradictorios...

Las UCP 500 establecían el límite en que los documentos concordaran (not inconsistent), mientras que las UCP 600 lo establecen en que no exista contradicción (not in conflict). El término es pretendidamente más amplio, ya que permite la discordancia (es decir, no ser idéntico) pero no la contradicción (es decir, entrar en conflicto). Aunque no resulta fácil establecer el límite en el que la discordancia empieza a crear contradicción.

... a los datos en ese documento, en cualquier otro documento requerido o en el crédito.

Es decir, la ausencia de conflicto deberá ser en relación con el crédito, con otros datos del mismo documento y con datos de otros documentos. En este último caso, sólo si el documento es uno de los requeridos por el crédito (de no serlo, simplemente lo ignoraremos), y la ausencia de datos contradictorios se comprobará aun en el caso de que el crédito no diga nada respecto a ese dato.

Direcciones del ordenante y del beneficiario

De acuerdo con el artículo 14.j, las direcciones del ordenante y el beneficiario pueden ser distintas entre los documentos y también serlo respecto a la que indique el crédito. Una empresa puede tener diferentes direcciones (administración, fábrica, almacén, etc.), y cualquiera de ellas será válida. Sólo hay una condición: el país debe ser el mismo que el que consta en el crédito.

Por otro lado, se establece que los datos de contacto (telefax, teléfono, correo electrónico y similares) pueden omitirse, y si no se omiten, los bancos los ignorarán, sea cualsea el documento en el que aparecen, y, por tanto, podrán ser diferentes en documentos distintos.

Ahora bien, si el ordenante figura en la casilla “notify party” del documento de transporte, entonces la dirección y los datos de contacto deberán ser exactamente los que indique el crédito. Se trata de que puedan contactar con él a la llegada de la mercancía a destino, por lo cual la dirección y los datos de contacto son relevantes. Naturalmente, la situación será la misma si en la casilla “notify party” se lee “same as consignee”, en cuyo caso, si el consignatario es el ordenante, su dirección y datos de contacto deberán ser los del crédito.

Errores ortográficos y tipográficos

Al recibir un crédito, el beneficiario debe detectar todo tipo de errores e insuficiencias y solicitar al ordenante su modificación. En ocasiones, puede ocurrir que resulte más conveniente cumplir con el convenio de crédito que con las reglas ortográficas o el sentido común. Obviamente, en la mayoría de los casos, los simples errores ortográficos no constituyen un motivo de impago, pero esta certeza sólo puede tenerse a posteriori, una vez que el banco emisor acusa recibo de los documentos conformes. Para evitar los posibles problemas que pudieran surgir, lo mejor es modificar aquellas partes del crédito que sean incorrectas o, sólo si no ha sido posible, presentar los documentos con las incorrecciones necesarias para que puedan ser considerados correctos dentro de los términos del crédito.

En relación con los errores tipográficos, resulta interesante acudir al párrafo 26 de las ISBP: “Los errores ortográficos o mecanográficos que no afecten al significado de una palabra o de la oración en la que ocurren no convierten al documento en discrepante. Por ejemplo, la descripción de la mercancía como mashine en lugar de machine, foutan pen en lugar de fountain pen o modle en lugar de model no convertirían al documento en discrepante. No obstante, la descripción modelo 321 en lugar de modelo 123 no se consideraría un error mecanográfico y constituiría una discrepancia”.

Sin embargo, conviene tener en cuenta que las consideraciones pueden variar en cada supuesto y que la analogía directa es peligrosa, ya que lo que en un entorno es un error evidente, en unas circunstancias distintas podría no serlo. Por otro lado, en muchos casos las incongruencias de los documentos con el convenio de crédito son usadas como motivo para demorar el pago. La mejor forma de evitar estas prácticas es, de nuevo, que los documentos coincidan con los requerimientos del crédito.

En determinados casos, la actitud de los bancos puede parecer a las partes excesivamente rigurosa. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que la experiencia acumulada aconseja actuar de esta forma a los bancos. Los bancos no pueden saber si un error en una letra puede causar daños al destinatario de la mercancía. En la mayoría de los casos esto no será así, pero en determinados casos puede serlo. Piénsese sólo en que muchas lenguas no distinguen los sonidos /b/ y /p/ (de ahí que el puerto de Busan, en Corea, pueda escribirse Busan o Pusan) y, sin embargo, para nosotros, la diferencia es obvia (Valencia, Palencia).

Condiciones no basadas en documentos

El artículo 14.h es claro al respecto cuando dice que “si un crédito contiene una condición, sin estipular el documento que debe evidenciar el cumplimiento de la condición, los bancos considerarán tal condición como no establecida y no la tendrán en cuenta”.

Descripción de las mercancías

Excepto en la factura, “la descripción de la mercancía, servicio o prestación, de mencionarse, podrá hacerse en términos generales no contradictorios con su descripción en el crédito” (artículo 14.e).